会社側の担当者が突然の退職。引継ぎなしでサイト運用に迷った際の解決策

「自社のWeb担当者が急に辞めてしまい、サイトの更新が止まってしまった」「ログイン情報すら分からず、どこから手をつければいいのか分からない」。このようなお悩みを抱えていませんか？

Webサイトは「作って終わり」ではなく、日々の運用が不可欠です。本コラムでは、社内担当者の不在という予期せぬトラブルに対し、Kurumi株式会社の「月額制サポート」がどのように機能し、お客様のビジネスを守るのか、実際の事例をもとにご紹介します。

事例詳細

お客様より、「Web運用を一人で担っていた社内の担当者が急に退職してしまった」というご相談をいただきました。

後任への引継ぎが一切行われておらず、サーバーや更新システム（CMS）のログイン情報が不明な状態でした。さらに、日々の更新手順やトラブル時の修正方法も誰にも分からないという、まさに「サイト運用で路頭に迷っている」大変危険な状況に陥っていました。

一般のWeb会社が行なう対応

※こちらはあくまで一般的な傾向であり、すべての制作会社に当てはまるわけではありません。

一般的なWeb制作会社の保守契約（サーバー・ドメイン維持のみ等の場合）やスポット対応では、お客様の社内体制の変化に対しては「お客様側で解決すべき課題」として、深く介入しないケースが少なくありません。

引継ぎ不足による運用ストップについても、「新しいご担当者様が決まり、具体的な修正指示をいただければ作業します」といった受け身の姿勢になりがちで、お客様に寄り添った根本的な解決策の提示にまで至らないことがあります。

Kurumi株式会社が行なっている（行なった）対応

Kurumi株式会社の「月額制サポート」は、単なるサーバー保守ではなく、お客様のWebサイト管理そのものを一緒に担うパートナーとしての役割を持っています。

今回の事例のように、「前担当者しか編集方法を知らない」「何をどういじってよいかわからない」という場合でもご安心ください。弊社側で日頃からサイトの構成や更新手順、各種ログイン情報をしっかりと把握・管理しているため、新たに配属されたご担当者様へスムーズにレクチャーを実施することが可能です。

実際、「お客様側の担当がゼロ。（誰も知らない。）でも弊社が情報を知っていたので助かった。」といったケースはよくあります。

お客様がゼロから手探りで調べる手間を防ぎ、いち早く通常のサイト運用に戻れるよう、当事者意識を持って伴走いたします。

その後、どうなったか

弊社から新しいご担当者様へ、実際の画面を見せながら必要な操作方法や日々の運用フローを丁寧にレクチャーいたしました。

その結果、業務の空白期間を最小限に抑え、無事に引継ぎを完了させることができました。現在では新体制のもと、セキュリティリスクのない安全かつ安定したサイト運用が実現できております。