院内スタッフが突然の退職。引継ぎなしでクリニックのサイト運用に迷った際の解決策

「Web更新を担当していた受付スタッフが急に辞めてしまった」「休診日のお知らせを載せたいのに、ログイン情報すら分からない」。日々の診療でお忙しい院長先生や事務長様、このようなお悩みを抱えていませんか？

クリニックのWebサイトは、患者様にとって来院を決めるための重要な情報源です。更新が滞ることは、信頼感の低下や集患への悪影響につながりかねません。本コラムでは、院内スタッフの急な退職という予期せぬトラブルに対し、Kurumi株式会社の「月額制サポート」がどのように機能し、クリニックのWeb運用を守るのか、実際の事例をもとにご紹介します。

事例詳細

あるクリニック様より、「Web運用を一人で任せていたスタッフが突然退職してしまった」というご相談をいただきました。

後任への引継ぎが一切行われておらず、ホームページの更新システム（CMS）やサーバーのログイン情報が不明な状態でした。さらに、ワクチンの案内や臨時休診のお知らせなど、患者様へすぐにお伝えすべき情報の更新手順も誰にも分からないという、日々の診療業務や患者様へのご案内に支障をきたしかねない大変危険な状況に陥っていました。

一般のWeb会社が行なう対応

※こちらはあくまで一般的な傾向であり、すべての制作会社に当てはまるわけではありません。

一般的なWeb制作会社の保守契約（サーバー維持のみ等の場合）やスポット対応では、クリニック側のスタッフ変更などの内部事情に対しては「医院側で解決すべき課題」として、深く介入しないケースが少なくありません。

引継ぎ不足による運用ストップについても、「新しいご担当者様が決まり、具体的な修正テキストや画像をいただければ作業します」といった受け身の姿勢になりがちで、診療でお忙しい院長先生に寄り添った根本的な解決策の提示にまで至らないことがあります。

Kurumi株式会社が行なっている（行なった）対応

Kurumi株式会社の「月額制サポート」は、単なるシステム保守ではなく、クリニックのWebサイト管理そのものを一緒に担うパートナーとしての役割を持っています。

今回の事例のように、「前担当のスタッフしか編集方法を知らない」「どこをどう操作すればいいのか分からない」という場合でもご安心ください。弊社側で日頃からサイトの構成や更新手順、各種ログイン情報をしっかりと把握・管理しているため、新たに配属されたスタッフ様へスムーズにレクチャーを実施することが可能です。

実際、「クリニック様側の担当がゼロ。（誰も知らない。）でも弊社が情報を知っていたので助かった」といったケースはよくあります。

お忙しい医療従事者の皆様がゼロから手探りで調べる手間を防ぎ、いち早く通常のサイト運用に戻れるよう、当事者意識を持って伴走いたします。

その後、どうなったか

弊社から新しいスタッフ様へ、実際の画面を見せながら「休診日のお知らせの載せ方」や「診療時間の変更手順」など、日々の運用フローを丁寧にレクチャーいたしました。

その結果、情報発信の空白期間を最小限に抑え、無事に引継ぎを完了させることができました。現在では新体制のもと、患者様へ正確な情報を迅速に届けられる、安全かつ安定したサイト運用が実現できております。